Бронирование через агентство
В организации бизнес-поездок все то же самое – люди выбирают между самостоятельным бронированием и сотрудничеством с тревел-агентством. Покажем вам на примерах плюсы и минусы каждого варианта.
Удобство
Самостоятельное бронирование: на первый взгляд кажется, что бронировать лично через какой-нибудь сайт авиакомпании или систему интернет-бронирования легче, проще и быстрее. Не нужно никому писать, о чем-то просить и ждать ответа. Зашел, выбрал, забронировал. Но чаще всего мы так думаем потому, что нам не с чем сравнить. Или потому, что еще не приходилось подбирать удачные стыковки между рейсами, долго искать свободное место в отеле рядом с местом встречи, пытаться соблюсти все требования по стоимости и условиям пребывания, командированного в другом городе или стране.
С тревел-агентством: на самом деле при работе с агентством вам также не придется отправлять десятки писем, чтобы организовать поездку. Это означает, что всю поездку от бронирования авиа- или ж/д билетов до организации трансфера, брони отеля вам организует один человек. Вам потребуется отправить лишь одно письмо-заявку, после которой вы получите готовый план поездки с максимально удобными стыковками
Скорость
Самостоятельное бронирование: если вам уже приходилось организовывать деловую поездку себе или другим сотрудникам, то вы не понаслышке знаете, сколько это может занимать времени. Особенно если путешествующих больше одного, поездка проходит с пересадками и отправление у всех из разных мест. Такая задачка точно не на один час. Нужно просчитать время вылета так, чтобы не опоздать на встречу по прилету, заложить время на то, чтобы добраться сначала до отеля, а потом и до места встречи. А после организовать весь этот путь в обратном направлении. И это только пример организации простого пути без каких-либо усложняющих моментов.
С тревел-агентством: Вы можете подумать, что между самостоятельным бронированием и бронированием через менеджера агентства нет никакой разницы. Но отличие все же есть, и оно как раз сказывается по большей части на скорости. У тревел-агента под рукой самые совершенные технические решения и опыт работы, которые в совокупности в десятки раз ускоряют процесс подбора наиболее удачного предложения.
Стоимость
Самостоятельное бронирование: о стоимости поездки при таком варианте вы можете судить только по тем предложениям, что видите на сайтах. Пробежитесь по двум-трем из них, выберете самое выгодное ценовое предложение и порадуетесь, что сэкономили. Правда радость была бы не такой сладкой, если бы вы знали, что специальные цены для корпоративных клиентов никогда не демонстрируют на сайтах для частных пользователей.
С тревел-агентством: у менеджера агентства есть множество вариантов, как сделать вашу поездку еще более выгодной. Обозначим лишь некоторые из них. Во-первых, агентство может помочь вам определить приоритетных поставщиков услуг, и заключить с ними трехсторонний договор, по которому вы получите для своей компании персональные ценовые предложения. Во-вторых, агентство как партнер получает от транспортных компаний и отелей возможность предлагать своим клиентам сниженные цены.
Отчетность
Самостоятельное бронирование: при организации командировки, собирать документы для отчетности перед бухгалтерией – вынужденная необходимость. Чем больше было задействовано поставщиков услуг, тем дольше длится подготовка отчетности по поездке.
С тревел-агентством: Заказывая организацию поездки у агентства, у вас в итоге один поставщик. И совершенно не важно, сколько услуг вы заказали. Вы получите все подотчетные документы, точно в срок и в оговоренном ранее виде. Нет спорных моментов между финансовым отделом и командированными, нет никаких задержек в выплате возмещений по расходам на поездки. Кроме того, вы можете регулярно получать от агентства и аналитические отчеты по поездкам.
Риски
Самостоятельное бронирование: Отправляясь в поездку, никто не хочет в ней «застрять», потеряться, опоздать на рейс. И тот, кто организует поездку, меньше всего ждет, что ему будут названивать сотрудники по ночам, с просьбой купить новый билет или оказать им помощь в трудной ситуации.
С тревел-агентством: если мы организовываем поездку, то решение всех форс-мажоров ложится на нас. Для сотрудников, отправляющихся в командировку, организована круглосуточная служба поддержки, которая в любой день в любое время проинструктирует о дальнейших действиях, скорректирует маршрут и поможет разрешить ситуацию наилучшим образом.
Тревел-агентство действительно созданы для того, чтобы упрощать и улучшать процесс организации деловых поездок. И по каждому из перечисленных пунктов сравнения наша команда уже много лет совершенствует свои показатели.
